Sin lugar a dudas Excel es uno de los sistemas de información más populares para la presentación de informes. Sin embargo, en el momento de analizar y usar los datos para la optimización de los procesos internos de la organización, este sistema muchas veces se queda corto. En este artículo daremos a conocer las desventajas de usar Excel, una herramienta que nació como una hoja de cálculo simple para manipulación de datos, para la generación de informes.

Desventajas de usar Excel para la gestión de operaciones para tu negocio:

• Problemas del control de versiones

  Cada miembro del equipo puede guardar una versión ligeramente diferente y, en el momento de compartir la información, hay al menos cinco versiones diferentes de un mismo informe que se deben comparar y consolidar. Adicionalmente, como las personas quieren agregar su información unas horas antes de la reunión, y varias personas no pueden hacer cambios al mismo tiempo, todos agregan su información o realizan cambios tan rápido como les es posible para enviar el archivo a la siguiente persona. Esto genera gran cantidad de errores, entre ellos la pérdida o modificación no intencionada de la información, con el agravante de que, al no contar con permisos y roles definidos, no hay forma de ver quién cambió los datos, cuándo se cambiaron, o cuántas otras celdas y hojas se pudieron ver afectadas.

• Problemas de personalizaciones peligrosas

  Las plantillas se utilizan con la esperanza de mantener la coherencia, pero a veces, la información no se adapta a las restricciones de la plantilla y se deben realizar ajustes para personalizarlas. La plantilla nunca está finalizada, siempre se tiene que cambiar y actualizar continuamente.

  Si no se realizan las actualizaciones con la velocidad adecuada, las plantillas terminan siendo desechadas. Se pierde eficiencia cuando se realizan informes distintos, en diferentes unidades de negocio que, básicamente, presentan los mismos datos. Es una completa pérdida de tiempo cumplir con requisitos como cambios de colores o fuentes que deben usarse.

• Problemas de adaptación de la plantilla

  Si se realizan plantillas demasiado complejas, nadie tiene idea de cómo ingresar datos correctamente porque no saben cuáles son las fórmulas relacionadas, y no se puede tener una visualización real de los datos.

• Problemas de documento bloqueado

  Cuando el documento se bloquea hay formas de solucionarlo, pero se desperdicia mucho tiempo. El formato de solo lectura no tiene ninguna utilidad cuando lo que necesitas es hacer cambios.

  Solo personas con competencias avanzadas, y algunas veces sin las mejores intenciones, pueden abrir y hacer ajustes fácilmente a documentos, sin ninguna contraseña, aun cuando estos tengan configurada una contraseña de bloqueo para garantizar la seguridad.

• Problemas de precisión

  Un número incorrecto hace que la hoja de cálculo y el informe sean inexactos. Esto puede presentarse frecuentemente ya que es fácil cometer un error tipográfico o de fórmula y ni siquiera darse cuenta. Se pueden presionar dos teclas cuando solo se quería presionar una, afectando el resto del informe. La única manera de detectar el error y sus consecuencias es ir fila por fila, y celda por celda, comprobando todos y cada uno de los datos.

• Problemas de formateo

  Se puede gastar demasiado tiempo en grandes y pequeñas correcciones de formato para hacer que cualquier hoja de cálculo se vea más presentable o pueda imprimirse adecuadamente, lo que habitualmente no se logra. Esto puede hacer que se desperdicie el tiempo que debería utilizarse ingresando y ajustando el contenido real y la información.

  Además, los cambios de formato en diferentes versiones del informe pueden hacer que la comparación de datos de estas diferentes versiones sea imposible. Esto sin tener en cuenta que también puede cambiar la versión de Excel, lo que significa que un informe realizado en la última versión no podrá ser consultado en versiones anteriores, pues no será compatible.

• Problemas de complejidad

  Cuando se relacionan libros u hojas de Excel no hay una forma automática de decir cuántas o qué celdas tienen enlaces. Además, pueden presentarse enlaces circulares que generan errores y dificultades en la visualización. La gestión de una hoja de cálculo puede llegar a ser tan compleja que solo pocas personas están dispuestas y capacitadas para hacer los ajustes necesarios. La mayoría de las personas no usan Excel en todo su potencial porque no saben hacerlo y el costo de capacitar a una persona para que adquiera esta competencia es elevado en términos de tiempo y dinero.

  La conversión de documentos de Excel en hojas de cálculo de Google limita las funcionalidades del documento y requiere desperdiciar tiempo importante en el reformateo para garantizar el adecuado funcionamiento de algunas características.Normalmente, la información de las hojas de cálculo se resume en un correo electrónico o en una presentación en Power Point. Este resumen representa un retrabajo que muchas veces se desperdicia cuando es necesario consultar el archivo Excel para hacer análisis y tomar decisiones.

• Problemas técnicos

  Excel puede bloquearse, haciendo que el programa se cierre, con una posible pérdida de cambios y actualizaciones, lo cual se traduce tambien en pérdida de información y de tiempo de trabajo.

• Problemas de costos

  Aunque, como se dijo al inicio, Excel es una herramienta usada y presupuestada en la mayoría de las organizaciones, cada vez las licencias son más costosas. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que los costos pueden aumentar porque los problemas enunciados anteriormente afectan negativamente a las organizaciones.

Ventajas de usar un software:

El uso de un software para reportar resultados de la estrategia permite:

• Trabajar con los datos actualizados en línea, lo cual facilita el control de versiones.
• Predefinir y actualizar las plantillas para que la información tenga la misma estructura y permita hacer análisis y toma de decisiones fácilmente.
• Asignar permisos de configuración y de visualización, evita los problemas del documento bloqueado y de precisión en el momento de dar acceso al documento a diferentes personas para realizar diferentes acciones.
• Evitar el reproceso de transferir los datos a otros sistemas de información especializados en permitir una visualización adecuada para un resumen ejecutivo