Cada vuelo depende de algo más que motores y una buena planificación. La documentación de la aeronave también es importante. La falta de registros puede hacer que una aeronave aterrice rápidamente. La falta de una entrada en el cuaderno de bitácora puede retrasar la salida. Un certificado caducado puede detener un vuelo.
Un mantenimiento sólido no es suficiente por sí solo. Los equipos también necesitan pruebas. Los registros claros y completos muestran que es legal operar la aeronave. Una buena documentación también respalda la seguridad y la preparación para la inspección.
En esta guía se explica qué hay que rastrear y por qué es importante. También explica cómo los sistemas digitales pueden facilitar la gestión de la documentación.
La documentación de la aeronave es el conjunto de registros que muestran que es legal operar una aeronave. Estos registros también muestran que la aeronave se ha mantenido correctamente. Los registros confirman que las inspecciones, reparaciones y cambios fueron realizados por personal calificado. Los registros también muestran que el trabajo siguió los procedimientos requeridos.
La falta de los documentos requeridos a bordo puede hacer que sea ilegal volar una aeronave. Los registros faltantes o incompletos también pueden causar problemas durante las inspecciones y auditorías.
Una buena documentación reduce el riesgo. Ayuda a prevenir demoras y penalizaciones. Los registros también proporcionan pruebas durante una revisión de seguridad o una disputa legal.
Los archivos en papel y las hojas de cálculo pueden crear huecos. Los libros de registro físicos pueden perderse o dañarse. El seguimiento manual puede hacer que no se cumplan las fechas de entrega y los vencimientos. Los sistemas desconectados también provocan la duplicación del trabajo. Las actualizaciones pueden perder la sincronización entre los equipos de mantenimiento, operaciones y cumplimiento. Las auditorías tardan más cuando los registros están dispersos, desactualizados o incompletos.
Los sistemas digitales reducen estos problemas. Los equipos pueden almacenar los documentos en un solo lugar. Los registros son más fáciles de encontrar y revisar. La confusión entre versiones ocurre con menos frecuencia. La documentación se mantiene actualizada sin buscar archivos. Las herramientas digitales también pueden añadir protección mediante copias de seguridad y controles de acceso. Una mejor visibilidad ayuda a los equipos a ver lo que está en vigor y lo que está por venir.
A continuación, revisemos los documentos básicos que debe llevar una aeronave a bordo. La lista de verificación ARROW hace que sean fáciles de recordar.
La lista de verificación ARROW es una forma sencilla de recordar los documentos esenciales que toda aeronave debe llevar durante el vuelo. Cada letra representa un registro crítico. Si falta un documento obligatorio a bordo, es posible que no sea legal operar la aeronave.
El certificado de aeronavegabilidad muestra que la aeronave cumple con los estándares de seguridad y diseño de la FAA. El certificado debe mostrarse en la entrada de la cabina o de la cabina. La tripulación y los pasajeros deben poder leerlo.
El certificado sigue siendo válido mientras la aeronave permanezca en condiciones de volar. El mantenimiento debe mantenerse actualizado. Se deben seguir los procedimientos aprobados. Los cambios no aprobados o un mantenimiento deficiente pueden invalidar el certificado.
El certificado de registro muestra que la aeronave es registrado legalmente. Los operadores estadounidenses utilizan el formulario 8050-3 de la FAA. El registro debe coincidir exactamente con el número de cola. El certificado debe permanecer a bordo durante todos los vuelos.
Un registro caducado o faltante puede detener un vuelo. Los equipos deben comprobarlo con frecuencia. Es fácil pasar por alto los problemas de registro.
Por lo general, se requiere una licencia o permiso de radio para vuelos o comunicaciones internacionales. Muchas aeronaves que vuelan solo a nivel nacional no necesitan una licencia individual de estación aeronáutica de la FCC. Comprueba tus requisitos antes de viajar al extranjero y confirma que la licencia esté vigente antes de presentar tu plan de vuelo.
Las limitaciones operativas indican a los pilotos cómo volar la aeronave de forma segura. Estas incluyen el Manual de operación del piloto (POH) y los carteles obligatorios. Los documentos cubren los procedimientos, los límites y las medidas de emergencia. Los pilotos necesitan un acceso rápido en situaciones de alta presión.
Los datos de peso y equilibrio muestran los límites de carga aprobados por la aeronave. También refleja la configuración actual de la aeronave. Los pilotos y el personal de tierra utilizan estos datos para cargar la aeronave de forma segura y legal.
Las reparaciones y modificaciones pueden cambiar el peso y el equilibrio. Las actualizaciones se deben realizar después de los cambios que afecten al peso. Un peso y un equilibrio incorrectos pueden crear condiciones de vuelo inseguras. Los datos incorrectos también pueden conllevar sanciones de la FAA.
Nota: Los vuelos internacionales pueden requerir documentos adicionales además de ARROW. Los requisitos pueden depender del país, el aeropuerto y el operador. Confirme los requisitos de documentación antes de la salida para evitar demoras.
ARROW cubre lo que llevas a bordo. Otros registros siguen siendo importantes. Estos documentos demuestran la aeronavegabilidad y el cumplimiento continuos. Estos documentos no siempre son necesarios a bordo. Los reguladores y los auditores aún pueden solicitarlos durante una inspección.
Los libros de registro de motores y fuselajes registran su historial de mantenimiento. Las entradas cubren inspecciones, reparaciones y mantenimiento programado. Las entradas deben incluir la fecha y una descripción clara de la obra. Las entradas también pueden hacer referencia a los datos utilizados. La persona autorizada debe firmar la entrada. La entrada también debe incluir los detalles del certificado.
Los libros de registro ayudan a demostrar el cumplimiento de los requisitos obligatorios, como Directivas de aeronavegabilidad (Anuncios). Los libros de registro también pueden registrar el trabajo del boletín de servicio cuando es necesario.
Los manuales de mantenimiento indican a los técnicos cómo reparar su aeronave de la manera correcta. Los catálogos de piezas muestran las piezas y los números de pieza aprobados. Estos documentos ayudan a los equipos a evitar instalaciones incorrectas y omitir pasos.
La mayoría de los operadores rastrean algunas referencias principales:
El control de revisiones es importante. Los manuales y catálogos cambian con el tiempo. Los equipos deben confirmar que están utilizando la revisión actual de la aeronave y su configuración.
Algunas piezas requieren documentación de seguimiento. Es posible que los equipos necesiten documentos que demuestren que una pieza está aprobada y es rastreable. Los ejemplos incluyen los formularios de entrega autorizada y los certificados de proveedores. Estos registros ayudan durante las inspecciones y las revisiones de reventa.
Las directivas de aeronavegabilidad son instrucciones de seguridad obligatorias. Las autoridades de aviación las emiten para hacer frente a condiciones inseguras. Los equipos deben rastrear los anuncios que se aplican a la aeronave. Los equipos también deben registrar cuándo y cómo se completó cada anuncio. Los equipos suelen mantener una lista de estado de los AD. La lista muestra cada anuncio, el estado de vencimiento y la fecha de finalización. Los equipos también almacenan pruebas, como las órdenes de trabajo, las aprobaciones y los documentos justificativos. La evidencia clara acelera las inspecciones.
El software SOMA ayuda a los equipos a organizar la documentación de AD y a realizar un seguimiento del estado de cumplimiento en un solo lugar.
Mayor reparaciones puede cambiar la forma en que se mantiene una aeronave. La documentación demuestra que el cambio se aprobó y completó correctamente. Los técnicos también necesitan estos registros para seguir los procedimientos correctos más adelante.
Mantenga un paquete limpio para cada cambio importante:
Los registros de configuración claros reducen las conjeturas. También aceleran las inspecciones y las revisiones de reventa.
Los registros de las aeronaves no son los únicos documentos que importan. Los registros comerciales y del piloto también respaldan el funcionamiento legal. Estos documentos incluyen licencias de piloto y certificados médicos. Estos documentos también incluyen el comprobante del seguro y la documentación del arrendamiento o contrato.
Estos documentos respaldan la operación legal y segura de su aeronave. Mantener todo en orden facilita las auditorías y evita confusiones durante las inspecciones.
Una visita de mantenimiento es más rápida cuando los documentos correctos llegan por adelantado. Los equipos pueden empezar a trabajar antes. Los talleres también pueden evitar los retrasos causados por la falta de historial o por una configuración poco clara.
Utilice esta lista de verificación antes de que llegue el avión:
Las autorizaciones de operación y MEL también pueden afectar las decisiones de envío y mantenimiento. Los equipos deben confirmar lo que corresponde antes de que llegue la aeronave.
Una sola carpeta o paquete digital ayuda. Un formato uniforme también ayuda a los nuevos miembros del equipo a encontrar lo que necesitan.
Una buena documentación respalda la seguridad, el cumplimiento y la rápida toma de decisiones. Estos consejos ayudan a los equipos a encontrar los registros correctos cuando los necesitan.
Guarde los registros de las aeronaves en un lugar seguro. Los archivos se pueden perder cuando están distribuidos en carpetas, escritorios y archivadores. La confusión aumenta cuando los registros se encuentran en demasiados lugares. Una ubicación ayuda a los equipos a mantener la coherencia. Una ubicación también facilita la capacitación.
Escanee documentos en papel y guárdelos digitalmente. Los registros digitales son más fáciles de buscar y organizar. También es más fácil hacer copias de seguridad de los registros digitales. El almacenamiento digital reduce el desorden. El almacenamiento digital también ayuda a proteger los registros contra pérdidas o daños.
Los libros de registro en papel y los manuales impresos pueden ralentizar a los equipos. Los sistemas que priorizan lo digital pueden facilitar el mantenimiento de registros.
Utilice un formato de nomenclatura de archivos uniforme. Incluya el tipo de documento, el número final, la fecha y la versión cuando sea necesario. Usa un ejemplo como N12345_AD_Compliance_2024-03-12_v1.pdf. Los nombres vagos como "doc1.pdf" causan confusión.
Los nombres coherentes ahorran tiempo. Los equipos pueden encontrar los archivos más rápido durante las inspecciones.
Limite el acceso según el puesto de trabajo. Es posible que los equipos de mantenimiento necesiten acceso a la edición. Es posible que las tripulaciones de vuelo solo necesiten acceso de lectura. Los controles de acceso reducen los cambios accidentales. Los controles de acceso también reducen las ediciones o eliminaciones no autorizadas.
Configure alertas automáticas para las fechas límite de las inspecciones, las renovaciones de certificación y los documentos que vencen. Esperar hasta el último minuto puede dejar en tierra una aeronave o generar penalizaciones. Los sistemas digitales facilitan la programación de recordatorios y el seguimiento de los plazos de cumplimiento.
Programa una revisión completa de tu documentación al menos una vez por trimestre. Busque entradas faltantes, versiones desactualizadas o certificados caducados. La solución temprana de los problemas le ayuda a evitar sorpresas durante las auditorías externas.
Usa una lista de verificación para mantener la coherencia y asignar la responsabilidad a alguien de tu equipo para que dirija la revisión.
Tenga siempre una copia de seguridad de los documentos de su aeronave. Utilice un sistema que haga copias de seguridad de sus archivos automáticamente y los almacene de forma segura en la nube. Esto garantiza que sus registros estén seguros incluso si un dispositivo se pierde o se daña.
Las copias de seguridad no son solo para los equipos técnicos. Son fundamentales para el cumplimiento de las normas y la continuidad empresarial.
La documentación de la aeronave solo es útil cuando está actualizada, completa y es fácil de encontrar. Los registros sólidos ayudan a mantener los vuelos en movimiento y a reducir el estrés durante las inspecciones. Software SOMA le ayuda a gestionar la documentación con herramientas diseñadas para los equipos de aviación:
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