Piezas de aviones falsificadas: detección, cuarentena, documentación

Las piezas llegan a su muelle de recepción todos los días. Es posible que la aeronave esté esperando. Los equipos trabajan rápido. Los certificados y los documentos de seguimiento se pueden distribuir en correos electrónicos, unidades compartidas y carpetas de papel. Bajo la presión de la AOG, un envío puede parecer «lo suficientemente bueno» hasta que ya esté en uso.

Esta guía describe un flujo de trabajo sencillo para reducir el riesgo de piezas de aeronaves falsificadas. Abarca la recepción de cheques, la cuarentena, la eliminación y los registros listos para ser auditados. El objetivo es la coherencia: las mismas comprobaciones, los mismos factores desencadenantes y la misma documentación en todo momento, independientemente del proveedor o de la urgencia.

Conclusiones principales

• El fraude de documentación, no la falsificación física, es la principal forma en que entran las piezas sospechosas.
• La recepción debe verificar los certificados de liberación, los documentos de seguimiento y la alineación de las órdenes de compra antes de aceptar las existencias.
• La cuarentena requiere segregación física, retenciones de inventario que bloqueen las órdenes de trabajo y registro de la cadena de custodia.
• La disposición necesita vías claras (devolución, desecho, prueba) y propietarios de decisiones definidos.
• El análisis de la exposición depende de la vinculación entre la pieza, el certificado, la PO y la orden de trabajo, de modo que las alertas se puedan investigar rápidamente.

Falsificación contra no aprobada contra SUP

Los equipos utilizan estos términos de forma diferente. Usa las definiciones que aparecen a continuación para que las decisiones de recepción y cuarentena sean coherentes.

• Falsificación: Falsificación deliberada de identidad, origen o certificación.
• No aprobado: No hay una base de aprobación válida (falta de documentos, límites vencidos, reparación inadecuada o procedencia desconocida).
• SOPA: Pieza sospechosa no aprobada (no es una conclusión final).
• Regla: Si no puede demostrar la aprobación y la trazabilidad, ponga en cuarentena hasta que se documente la eliminación.

Cómo entran las piezas de aviones falsificadas en la cadena de suministro

La mayor parte de la exposición a partes sospechosas comienza aguas arriba del hangar, a menudo durante el abastecimiento y la recepción, cuando la operación está bajo presión de cronograma y los registros están fragmentados. Se basa en unos pocos mecanismos repetibles que no se perciben cuando los equipos se apresuran o los registros están fragmentados.

• Los documentos se pueden falsificar. Los 8130-3 falsificados y los registros de reparación alterados pueden hacer que las piezas parezcan legítimas. Los números de serie modificados pueden ocultar el verdadero origen (consulte Detalles de la condena de la Oficina de Fraude Grave).
• La presión de suministro aumenta la exposición. Cuando los plazos de entrega se alargan y los aviones esperan, los equipos confían más en las compras urgentes y en los canales secundarios.
• Los corredores y los distribuidores pueden ser un eslabón débil. No porque siempre sean poco confiables, sino porque los estándares de documentación y cadena de custodia varían, y el fraude documental puede ser difícil de detectar cuando los equipos se apresuran.
• Los tiempos de respuesta más largos añaden más presión. Acerca de 75% de los encuestados de MRO informaron que los tiempos de respuesta de los motores y las APU eran peores. Más de la mitad espera tener problemas en la cadena de suministro durante al menos 18 meses más (por Resultados de la encuesta sobre oferta y presión laboral de Oliver Wyman MRO). Esto empuja a los equipos a acelerar las decisiones de abastecimiento y recepción, lo que aumenta las posibilidades de que se cubran las lagunas en la documentación.
• La recepción de cheques puede pasar por alto las brechas. Las comprobaciones de orden de compra, certificado y rastreo pueden variar según el turno o la base. Esto permite que las piezas ingresen en existencias «en buen estado» sin necesidad de pruebas.
• Las alertas pueden llegar tarde. Las alertas UPN y OEM/de autoridades pueden marcar a los proveedores o gamas de piezas después de que las piezas ya estén en circulación. Aplica las mismas comprobaciones a todos los proveedores (consulta la Portal de notificaciones de piezas no aprobadas por la FAA).

Muchas alertas del sector relacionadas con piezas sospechosas apuntan a la misma causa principal: documentación que parecía válida hasta que se cotejó.

Recepción de controles de inspección

Recibir una inspección es su primer control estricto. Combina comprobaciones físicas, verificaciones de documentos y cotejo de órdenes de compra. Si algo falla, la pieza activa la cuarentena.

Controles físicos rápidos en el momento de la recepción

Utilice un conjunto de comprobaciones breve y repetible:

• Integridad del embalaje y signos de manipulación o reenvasado
• Etiquetas para fabricantes y marcas de piezas de acuerdo con la orden de compra y el albarán
• Los códigos de serie/lote/lote son consistentes en toda la pieza y la documentación
• Estado consistente con el historial establecido (corrosión, desgaste anormal, hardware no coincidente)

Verificación de documentos antes de la aceptación de existencias

Verificar documentación antes de que una pieza pase a ser «reparable»:

• Confirme que el certificado de autorización esté presente (por ejemplo, el formulario FAA 8130-3 o el formulario 1 de la EASA, según corresponda).
• Haga coincidir el número de pieza y el número de serie con el certificado, la orden de compra y el albarán.
• Confirma que la organización emisora y la autoridad firmante cumplen con tus requisitos de aceptación.
• Compare los documentos de rastreo con el historial de la pieza. Confirme las reparaciones, la cadena de custodia y los registros de vuelta al nacimiento cuando sea necesario.
• Si faltan documentos, son inconsistentes o no se pueden verificar: sin documentación, sin stock.

No todos los artículos llegan con el mismo nivel de papeleo. Es posible que algunos consumibles y algunas piezas electrónicas vengan con un certificado de conformidad (CoC) en lugar de un formulario de autorización. Los COC pueden ser más fáciles de falsificar o cambiar. Si la documentación es más débil, eleve sus estándares. Verifica quién es el proveedor, captura más pruebas al recibirla y coloca la pieza en cuarentena si no puedes probar su procedencia.

Utilice estos activadores de aprobación o desaprobación para estandarizar las decisiones de recepción en todas las tiendas y el control de calidad:

• El embalaje y las etiquetas no coinciden → cuarentena + foto
• Marcar discordancia → cuarentena
• Falta el certificado de publicación o no es válido → cuarentena
• Detectar brechas o inconsistencias → cuarentena + escalamiento del control de calidad
• Discordancia entre el pedido de compra y el albarán → aclaración sobre la retención y el proveedor

Controles de cuarentena

La cuarentena mantiene las partes sospechosas fuera de las órdenes de trabajo. Le da a su equipo tiempo para revisar los documentos y decidir qué hacer a continuación. Notifique a QA/Compliance y al DOM cuando se inicie una cuarentena por presuntos indicadores falsificados o no aprobados.

Segregar y bloquear la emisión

Mantenga separados los estados y las ubicaciones en servicio, inutilizables y en cuarentena para evitar problemas accidentales.

• Separe las piezas en un área de cuarentena de acceso restringido (separada de las que se pueden reparar o no se pueden reparar).
• Etiqueta cada artículo con: fecha en que se puso en cuarentena, código de motivo, PN/SN, orden de compra original e iniciador.
• Aplica una retención por estado de inventario (por ejemplo, «Cuarentena/Retención») para que la pieza no se puede emitir a órdenes de trabajo.

Captura de pruebas y cadena de custodia

Capture la evidencia una vez y vincúlela al registro del caso:

• Fotos: marcas/placa de datos, embalaje, estado en el momento de la recepción
• Imágenes de documentos: certificado de liberación y documentos de seguimiento
• Cadena de custodia: quién movió o accedió a la pieza y cuándo
• Registro de decisiones: notas de investigación, aprobaciones, marcas de tiempo

No devuelva los documentos originales, vuelva a empaquetar la pieza ni la vuelva a etiquetar hasta que la decisión final esté aprobada y documentada.

Eliminación y notificación de piezas falsificadas

La disposición es donde aumenta el riesgo. Los equipos quedan expuestos cuando las funciones no están claras o las decisiones no están documentadas.

Esta tabla aclara quién es el propietario de cada punto de decisión, desde la recepción hasta la disposición.

Quién decide qué

Rutas de disposición: devolución, desecho o prueba

• Devolución al proveedor: Úselo cuando no se pueda verificar la documentación y no se sospeche de fraude. Exija la documentación de rastreo completa o acepte la devolución según los términos.
• Chatarra (destrucción controlada): Úselo cuando se confirme que no está aprobado o falsificado. Destrucción de documentos (fotos y testigos).
• Pruebas/inspección: Úselo cuando la autenticidad no esté clara y el valor sea alto. Utilice un laboratorio acreditado o un servicio de inspección OEM; adjunte los resultados al expediente del caso.

Si se confirma una pieza sospechosa, ponga al proveedor en espera de una revisión de control de calidad y documente las medidas correctivas antes de futuras compras.

Activadores de parada e instalación

Los problemas de recepción, las coincidencias de alertas (UPN/OEM), las discrepancias entre series o documentos o las brechas de rastreo deberían provocar una interrupción de la instalación. Si encuentra algún problema durante la instalación, deje de trabajar de inmediato. Ponga la pieza en cuarentena y envíela al control de calidad y al DOM para que tomen una decisión. Solo el DOM puede eliminar la interrupción de la instalación. Registra el motivo y la hora.

Cuándo presentar el formulario 8120-11 de la FAA

En casos de ejecución recientes, la pieza a menudo no parecía falsa. El mayor problema eran los registros faltantes o débiles. Los equipos no verificaban los documentos ni rastreaban el historial de la misma manera cada vez. Tampoco pudieron demostrar que habían realizado las comprobaciones adecuadas.

Utilice Formulario FAA 8120-11 para denunciar piezas sospechosas no aprobadas, siguiendo las directrices de la FAA y de la SOP. Incluya el certificado de entrega, las fotos, los documentos de rastreo y su registro de cuarentena. Guarde el comprobante de envío.

Si el problema es una falta de documentación corregible y no hay indicadores de fraude, resuélvalo con el proveedor según cada POE antes de presentarlo.

La siguiente tabla desglosa los elementos de evidencia para la presentación de la FAA. También cubre lo que se debe retener internamente.

Paquete de presentación y evidencia interna de la FAA

Conserve el expediente del caso durante el tiempo que lo requieran su autoridad y la política de la empresa. Solo ciérrelo después de documentar la decisión final y cualquier informe que haya presentado.

Siga los procedimientos operativos estándar de las autoridades y de la empresa al denunciar o desechar piezas sospechosas (FAA, EASA, CAA del Reino Unido, Transport Canada u otros).

Contexto de penalización y exposición a la auditoría

Las alertas pueden desencadenar un trabajo de respuesta rápido. Tienes que encontrar rápidamente las partes afectadas y mostrar las medidas que has tomado.

• Búsqueda inventario (reparable, en cuarentena, inservible) por PN/SN/rango y proveedor.
• Busque en el historial de órdenes de trabajo posibles instalaciones; identifique las aeronaves y los conjuntos involucrados.
• Documente los hallazgos y las acciones (inspeccionar, eliminar, poner en cuarentena, continuar con la justificación).
• Conserve la alerta y registre los términos y filtros de búsqueda:probar algo negativo importa.

Si opera internacionalmente, trate las rutas inusuales, los intermediarios externos o los detalles inconsistentes de los proveedores como un indicador de riesgo de documentación. Aplica los mismos activadores de verificación y cuarentena.

Plantillas para estandarizar en su sistema de gestión de calidad

Usa plantillas para impulsar la coherencia. Manténgalas breves, repetibles y vinculadas a su sistema de registro.

Campos de la lista de verificación de recepción

• Fecha de recepción, orden de compra, proveedor, PN, SN/lote/lote
• Notas sobre el estado del embalaje/etiqueta y las discrepancias
• Tipo de certificado de liberación+campos de emisor/firmante
• Seguimiento de la integridad del documento y notas de discrepancia
• Decisión: aceptar/poner en cuarenta/devolución + nombre/fecha del inspector

Campos de etiquetas de cuarentena

• CUARENTENA: NO USAR
• Fecha, código de motivo, PN/SN, orden de compra originaria
• Nombre o contacto del iniciador, disposición pendiente por (rol)

Campos de registro de admisión de SUP

• Fecha de identificación, PN/SN, proveedor, orden de compra
• Motivo (brecha de documentos/anomalía/coincidencia de alerta)
• Ubicación + referencia de custodia
• Fecha/método de envío (si se presentó), disposición + aprobador

Simulacro de auditoría trimestral

Haga estas tres preguntas trimestralmente:

• ¿Puede recuperar el certificado de lanzamiento de una pieza serializada en 5 minutos?
• ¿Puedes ejecutar un donde se usa busca una VPN instalada en el último 12 meses?
• ¿Puedes demostrar que se impidieron las retenciones de cuarentena durante una pelea de AOG?

Centralice la trazabilidad de las piezas con el software SOMA

La mayoría de los problemas con las piezas sospechosas no aparecen durante una inspección. Aparecen más tarde. Falta la documentación o nadie puede probar lo que pasó. Por eso, esta guía se centra en unos controles sencillos: comprobar los documentos al recibirlos, poner en cuarentena todo lo que no esté seguro y registrar todas las decisiones.

El software SOMA le ayuda a mantener esos registros en un solo lugar. Vincula los artículos del inventario con certificados, órdenes de compra y órdenes de trabajo. Esto facilita el bloqueo de las piezas en cuarentena, la obtención rápida de pruebas y la búsqueda del lugar en el que se utilizan cuando aparece una alerta.

Obtenga una cotización para ver cómo SOMA Software apoya la trazabilidad desde la recepción hasta la instalación.

Preguntas frecuentes sobre piezas de aviones falsificadas

¿Cuál es la diferencia entre una pieza falsificada y una no aprobada a la hora de decidir si se pone en cuarentena?

Ponlos en cuarentena. La falsificación implica una falsificación deliberada; la no aprobada es más amplia e incluye la falsificación, caducada o de procedencia desconocida.

¿Debo poner en cuarentena una pieza si el 8130-3 parece legítimo pero el proveedor es nuevo?

Sí, si no puedes validar de forma independiente la autoridad del emisor y la coincidencia entre el documento y la pieza. La documentación no verificable es un factor desencadenante de la cuarentena.

¿Cómo puedo gestionar una discrepancia de serie entre la orden de compra y el certificado de publicación?

Póngase en cuarentena de inmediato y solicite documentación correctiva. Trate los desajustes como de alto riesgo hasta que se resuelvan.

¿Cuándo debo remitir una discrepancia de recepción a la FAA en lugar de devolverla?

Presente una denuncia si sospecha de una falsificación deliberada. Preséntelo también si la pieza coincide con una alerta activa. Si el proveedor no puede arreglar la documentación y el problema puede afectar a otras piezas, comunícalo a la FAA.

¿Qué pasa si una pieza llega sin papeleo durante una AOG?

No lo instale. Agilice la documentación o el abastecimiento alternativo, o difiera según el MEL/los procedimientos operativos, cuando corresponda.