Llega el aviso de auditoría. Sus registros de mantenimiento se encuentran en muchos lugares. Algunos registros se encuentran en hojas de cálculo. Algunos registros se encuentran en cuadernos de registro en papel. Otros registros se esconden en carpetas desconectadas. La falta de un documento de autorización puede dejar en tierra una aeronave. La falta de un documento también puede detener la operación.
Las auditorías de aviación requieren pruebas organizadas. Los auditores esperan que los registros estén listos para ser revisados. Muchas guías explican la teoría de la auditoría. La mayoría de las guías no muestran el paquete de registros reales que solicitan los auditores.
Esta guía le ofrece ese paquete de pruebas. También proporciona una estructura de hallazgos repetible utilizando las 5 C y un mapa claro de los programas de auditoría que se aplican a su operación.
Una auditoría de aviación es una revisión independiente. La revisión sigue un plan estructurado. La auditoría comprueba si su operación cumple con los requisitos requisitos reglamentarios. La auditoría también comprueba los estándares de la industria. La auditoría también comprueba los procedimientos aprobados.
Los auditores comparan sus manuales con el trabajo real. Los auditores buscan brechas entre «lo que decimos» y «lo que hacemos». Los auditores se centran en las medidas críticas para la seguridad. Los auditores quieren pruebas de que nada pasa desapercibido.
El alcance de una auditoría de seguridad puede abarcar los SMS, la formación, las operaciones de vuelo y la asistencia en tierra. Para los equipos de mantenimiento, la carga de la evidencia recae en cuatro áreas:
La gente suele usar estas palabras como si significaran lo mismo. No lo hacen. Cada uno tiene diferentes factores desencadenantes, necesita pruebas diferentes y termina con resultados diferentes.
Auditorías requieren un cadena de trazabilidad completa. Debes:
Los hallazgos de la auditoría también requieren un plan de acción correctiva (CAP) formal. El CAP debe incluir el análisis de la causa raíz, los plazos y la prueba del cierre.
Inspecciones concéntrese en una sola aeronave o tarjeta de trabajo, por lo que las pruebas son más limitadas, pero deben estar disponibles de inmediato. Las discrepancias en la inspección pueden exigir soluciones inmediatas antes de que la aeronave vuelva a funcionar.
Las estaciones de reparación extranjeras se enfrentan a inspecciones anuales sin previo aviso en virtud del Ley de reautorización de la FAA. Por lo tanto, los registros de supervisión de sus proveedores deben estar tan organizados como sus propios archivos de mantenimiento.
Vigilancia puede ocurrir sin previo aviso. El trabajo continuo se convierte en el conjunto de pruebas. El comportamiento actual es lo que más importa.
Las notas de vigilancia afectan a su perfil de riesgo ante la autoridad. Ese perfil de riesgo puede dar forma a su próxima auditoría. El alcance y el calendario pueden cambiar.
Todas las auditorías de aviación siguen la misma secuencia básica:
La auditoría comienza cuando el organismo auditor establece los criterios. Los criterios pueden ser un reglamento. Los criterios pueden ser un estándar de la industria. Los criterios pueden ser un procedimiento interno.
Los auditores envían una solicitud de documento previa a la auditoría. En la solicitud se indica lo que desean revisar. La lista suele incluir manuales, organigramas, muestras de registros y procedimientos.
Su trabajo es sencillo en este momento. Confirme el alcance. Nombre un punto de contacto. Comience a recolectar los artículos solicitados.
Las actividades en el sitio se centran en tres cosas. Estas son:
Los auditores no leen todos los registros. En cambio, los auditores toman muestras de los registros Luego, los auditores siguen los hilos de trazabilidad. Los auditores pueden elegir una orden de trabajo. Los auditores lo rastrean hasta los componentes instalados. Los auditores lo rastrean para publicar documentos. Los auditores lo rastrean hasta las autorizaciones de los técnicos detrás de cada aprobación.
El día de la auditoría, utilice la siguiente lista de verificación para garantizar la preparación para el trabajo in situ:
La auditoría finaliza con una reunión de clausura en la que el equipo presenta las conclusiones preliminares. A continuación se presenta un informe formal por escrito.
Su respuesta es un plan de acción correctiva que:
La conclusión permanece abierta hasta que el auditor verifique la evidencia y la firme.
Una semana de auditoría sin contratiempos suele depender de una cosa. Su paquete de pruebas debe estar organizado antes de que llegue el auditor.
A continuación se detallan los elementos que, por lo general, tendrá que presentar a los auditores como prueba.
Gobernanza y procedimientos
Registros de ejecución de mantenimiento
Trazabilidad de componentes y piezas
Capacitación y autorizaciones
Calibración y herramientas
Control de contratistas y proveedores
Control de documentos y control de versiones
Seguimiento de acciones correctivas
Como mínimo, su sistema de registros necesita identificadores de registro únicos, firmas con fecha y hora y la capacidad de adjuntar y vincular pruebas de respaldo. Los controles de acceso basados en funciones y un historial de cambios completo son esenciales.
Este es el tipo de capacidad que Módulo de gestión de documentos para aeronaves de SOMA Software ofrece: registros centralizados con registros de auditoría integrados para que pueda extraer cualquier elemento de la lista de verificación a pedido.
Las 5 C proporcionan una estructura repetible que elimina la ambigüedad. Usa esta estructura para cada hallazgo que escribas o recibas:
Criterios: La sección 4.3 de MCM exige que la instalación de cada componente esté respaldada por un documento de versión (FAA 8130-3 o equivalente) vinculado a la orden de trabajo.
Estado: La orden de trabajo WO-2024-0847 para reemplazar el ensamblaje de la rueda delantera en el AC-Reg XY-ABC se cerró y firmó. No se adjuntó ni se hizo referencia a ningún documento de autorización 8130-3 o equivalente en el archivo de la orden de trabajo.
Causa: Las tiendas recibieron el documento de lanzamiento, pero lo archivaron por separado. No existía ningún proceso para vincular los registros de recepción a la orden de trabajo activa antes del cierre.
Consecuencia: Sin documentos de versión enlazados, el estado de aeronavegabilidad del componente instalado no se puede verificar únicamente a partir de la orden de trabajo. Esto crea una brecha de trazabilidad que podría hacer que una condición que no esté en condiciones de aeronavegabilidad pase desapercibida.
Acción correctiva:
Cuando un hallazgo incluye los cinco elementos, el auditor puede verificar el cierre sin hacer preguntas de seguimiento.
Cada programa de auditoría ampliamente referenciado apunta a diferentes tipos de operadores y evalúa los requisitos de evidencia de manera diferente. Saber cuál es el adecuado le permite centrar la preparación en lo que más importa.
Si opera una estación de reparación de la Parte 145 o MRO, su principal exposición a la auditoría es la vigilancia normativa más las auditorías de los clientes. Los MRO deben mantener la misma disciplina probatoria de la lista de verificación anterior, con un enfoque adicional en la trazabilidad de las órdenes de trabajo de los clientes y en el seguimiento de calidad de las fugas.
En todos los programas, el 2024 FAA la expansión a los operadores de la Parte 135 significa que los artefactos de SMS ahora son evidencia auditable.
SOMA Gestión de documentos de aeronaves El módulo centraliza los registros de mantenimiento, los enlaces de trazabilidad y los registros de auditoría. Cualquier elemento que solicite un auditor se puede obtener en minutos en lugar de horas.
Como la evidencia de cumplimiento está integrada en los flujos de trabajo de mantenimiento normales, su equipo se mantiene preparado para la auditoría sin perder semanas de tiempo de preparación. El resultado es menos reprocesamiento, menos sorpresas y un ciclo de calidad que, de hecho, se cierra.
Si desea reducir el tiempo de preparación de la auditoría manteniendo la evidencia de mantenimiento organizada y recuperable a pedido, obtener una cotización hoy.
Comience a organizar su paquete de pruebas tan pronto como reciba la solicitud de documentos previos a la auditoría. Por lo general, esto ocurre entre 4 y 8 semanas antes de la fecha presencial.
Asigne un punto de contacto, confirme el alcance y extraiga los elementos solicitados: manuales, libros de registro, órdenes de trabajo y registros de capacitación. Mantenga registros listos para ser auditados durante todo el año con controles digitales, la administración de versiones y la evidencia vinculada reducen el tiempo de preparación de semanas a días.
Los sistemas integrados reducen el tiempo de preparación de la auditoría y el riesgo de errores al vincular la ejecución del mantenimiento directamente con Artefacto SMS como los registros de peligros, las evaluaciones de riesgos y los CAP.
Este enfoque evita la doble entrada y garantiza que un hallazgo de mantenimiento alimente automáticamente su registro de peligros por SMS, creando un registro de auditoría de ciclo cerrado.
Un CAP sólido aborda la causa raíz (no solo los síntomas), asigna un propietario y una fecha límite específicos y define pruebas verificables de finalización. Un ejemplo de revisión o cambio en el proceso para evitar que se repita lo completa.
La estructura de las 5 C garantiza que su CAP esté completo y sea rastreable. Si el auditor puede verificar el cierre sin hacer preguntas de seguimiento, su CAP es suficiente.
Sí, realice una auditoría entre 60 y 90 días antes de la auditoría externa para encontrar y cerrar las brechas en un entorno de bajo riesgo. Las auditorías internas deben utilizar los mismos métodos probatorios, disciplinarios y de muestreo que las externas.
Siga los hilos de trazabilidad, compruebe las matrices de autorización y verifique el control de los documentos para que su equipo practique el proceso y resuelva los problemas con anticipación.
Los hallazgos de las auditorías internas, cuando se documentan y cierran, se convierten en evidencia positiva durante la auditoría externa. Demuestran que sus SMS y su ciclo de calidad funcionan según lo previsto.
